PERGUNTAS FREQUENTES

O Plano de Gestão de Dados é considerado um elemento chave para uma adequada gestão de dados de investigação. Trata-se de um documento formal, que descreve todo o ciclo de vida da gestão dos dados, desde:

• Processo de criação e/ou recolha;
• Processamento;
• Armazenamento;
• Preservação;
• Partilha e reutilização.

Esta prática apoia também o cumprimento dos princípios FAIR (dados localizáveis, acessíveis, interoperáveis e reutilizáveis).

O modelo de PGD da FCT integra os seguintes tópicos relevantes na gestão de dados de investigação:

• Informação sobre os dados de investigação.
• Documentação e metadados.
• Armazenamento e segurança dos dados e metadados.
• Dados pessoais, direitos e propriedade intelectual.
• Partilha e preservação dos dados a longo prazo.
• Responsabilidades e recursos.

Criação e/ou reutilização de dados de investigação:

• No caso de virem a ser reutilizados dados, deverão ser identificados quais os dados e declarar quaisquer restrições à reutilização dos mesmos, caso existam.
• Se forem gerados novos dados, deverão ser descritas as metodologias ou software que serão utilizados.

Tipos de dados:

• Deverá ser descrito o tipo de dados, por exemplo, se são dados numéricos, dados textuais, dados de imagem, dados áudio e/ou suportes mistos.

Formato dos dados:

• Referir o formato dos dados, nomeadamente, a forma como os dados irão ser codificados para armazenamento, muitas vezes refletida pela extensão do nome do ficheiro (por exemplo, pdf, xls, doc, txt, rdf).
• Justificar a utilização de certos formatos.
• Detalhar a forma como os dados serão codificados para armazenamento.

Volume de dados;

• Estimar o volume de dados do projeto.

Documentação:

• Avaliar qual a documentação necessária para permitir a reutilização dos dados (por exemplo, informação sobre a metodologia utilizada para recolha de dados, informação analítica e processual, definições de variáveis, unidades de medida, etc).
• Descrever como a informação será capturada e onde será registada.
• Indicar como os dados serão organizados durante o projeto (por exemplo, convenções adotadas, controlo de versões e estrutura de pastas).

Metadados:

• Acompanhar os dados com informação descritiva, sob a forma de metadados, de modo a cumprir com os princípios FAIR.
• De modo a uniformizar os metadados disponibilizados, aconselha-se a utilização de standards de metadados.

Armazenamento:

• Dar preferência à utilização de um armazenamento robusto e gerido, com apoio de backup automático, tal como fornecido pelos serviços de apoio informático da sua instituição de origem.

Proteção e segurança de dados sensíveis:

• Descrever os principais riscos e a forma como estes serão geridos.
• Explicar como os dados serão recuperados no caso de um incidente.
• Explicar quem terá acesso aos dados durante a investigação e como é que será controlado esse acesso, nomeadamente em situações de colaboração e parcerias.
• Explicar quais são as políticas institucionais de proteção de dados em vigor.

Processamento e/ou armazenamento de dados pessoais durante o projeto:

• Se gerir dados pessoais deverá assegurar-se que é cumprida a legislação e regulamentos relacionados, designadamente o regulamento geral de proteção de dados (RGPD) e que são cumpridos os seguintes requisitos:
  • Obter o consentimento informado para a preservação e/ou partilha dos dados pessoais;
  • Ponderar a anonimização de dados pessoais para preservação e/ou partilha;
  • Ponderar a pseudo-anonimização de dados pessoais;
  • Ponderar a encriptação, caso opte pela pseudo-anonimização;
  • Informar se existe um procedimento de acesso aos dados pessoais em vigor, para utilizadores autorizados.

Propriedade e direitos de propriedade intelectual sobre os dados:

• Explicar quem será o proprietário dos dados, ou seja, quem terá o direito de controlar o acesso aos mesmos.
• Garantir que estão asseguradas todas as questões relativas ao direito de controlo do acesso aos dados, nomeadamente em projetos com vários parceiros e múltiplos proprietários de dados.
• Indicar se os direitos de propriedade intelectual (por exemplo, base de dados e/ou direitos) são afetados. Em caso afirmativo, explicar quais e como serão tratados.
• Indicar se existe alguma restrição à reutilização de dados de terceiros.

Seleção de dados para preservação a longo prazo:

• Indicar que dados devem ser retidos ou destruídos por questões contratuais, legais ou regulamentares.
• Indicar como será tomada a decisão de quais os dados a preservar.

Disponibilização de dados para reutilização:

• Indicar que dados serão disponibilizados para reutilização.
• Ter em consideração que a seleção pode diferir dos dados que são preservados, quando os dados são tão grandes que é inviável depositar os dados num repositório na sua totalidade, ou se existirem razões que proíbam a disponibilização dos dados para reutilização.
• Se houver alguma restrição à reutilização dos dados, ou se for necessário restringir o acesso a certas partes dos dados, ou aplicar um acordo de partilha de dados, explicar como será feito e o porquê para essa restrição.
• Explicar que ações serão tomadas para ultrapassar ou minimizar as restrições.
• Indicar quando é que os dados serão disponibilizados.
• Explicar a razão e a duração de quaisquer períodos de embargo.
• Indicar se a partilha de dados será adiada ou restringida, por exemplo, para publicar, proteger a propriedade intelectual, ou procurar patentes.

Depósito de dados:

• Indicar onde os dados serão depositados e disponibilizados para reutilização.
• Indicar se será utilizado um identificador persistente.
• Referir sob que licença os dados poderão ser reutilizados.
• Indicar se o repositório é confiável.

Ferramentas e/ou softwares necessários para o acesso, uso e reutilização de dados:

• Indicar se os potenciais utilizadores necessitam de ferramentas e/ou softwares específicos (por eemplo, scripts, códigos ou algoritmos específicos desenvolvidos durante o projeto) para aceder, interpretar e reutilizar os dados.

Responsabilidades:

• Descrever as funções e responsabilidades das actividades relativas à gestão dos dados, tais como:
  – recolha dos dados;
  – produção de metadados;
  – qualidade dos dados;
  – armazenamento e cópia de segurança;
  – arquivo dos dados;
  – partilha dos dados.

Recursos:

• Avaliar os recursos essenciais para a gestão e partilha dos dados inerentes ao projeto de investigação.

Existem várias ferramentas disponíveis para a elaboração do seu PGD. Grande parte destas ferramentas facilitam o processo de escrita do seu PGD, dando orientações em relação aos pontos a incluir no plano. Existem também ferramentas que permitem trabalhar em colaboração.

De forma a apoiar a sua política de gestão e partilha de dados, a FCT disponibiliza um serviço de registo de PGDs, através da ferramenta Argos, da infraestrutura OpenAIRE. Poderá aceder a esta ferramenta aqui.