Termos de Utilização Gerais
POLEN DataHub

Preâmbulo

O POLEN DataHub é uma plataforma digital de depósito, preservação e disseminação de dados de investigação, desenvolvida e gerida pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (doravante designada por FCT), através da sua unidade de serviços digitais FCCN.

O POLEN DataHub constitui um repositório de dados de investigação de âmbito nacional, multidisciplinar, concebido para apoiar a comunidade científica e académica em Portugal, promovendo a adoção de boas práticas de Ciência Aberta e o cumprimento dos Princípios FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), no que respeita à gestão e partilha de dados resultantes de investigação financiada com fundos públicos.

No âmbito do desenvolvimento do Programa Nacional de Ciência Aberta e Dados Abertos de Investigação (PNCADAI) foi possível um alargamento do âmbito de atuação do Repositório, garantindo um espaço institucional às entidades do ecossistema nacional.

O POLEN DataHub, assente no software Dataverse1, encontra-se integrado no ecossistema nacional de informação científica e tecnológica, adota o Quadro Normativo PTCRIS2, articula-se com plataformas como o CIÊNCIA ID3, o CIÊNCIAVITAE4, o RCAAP5 e o registo nacional de financiamentos de ciência e tecnologia SciPROJ6, bem como com infraestruturas europeias como a European Open Science Cloud (EOSC)7.

Definições

Para efeitos do presente documento, entende-se por:

Administrador da Coleção Institucional – Representante da instituição aderente com funções de supervisão e validação estratégica da utilização da Coleção Institucional, nomeadamente no que diz respeito à nomeação de responsáveis e à monitorização da utilização do serviço;

Administrador do POLEN DataHub – Equipa da FCCN (Serviço de Gestão de Dados de Investigação POLEN) e CNCA com permissões administrativas globais no Repositório, responsável pela gestão técnica da plataforma;

API CIÊNCIAVITAE – Interface de programação de aplicações disponibilizada pelo CIÊNCIAVITAE, que permite a integração e o cruzamento de dados entre essa plataforma e o POLEN DataHub, facilitando a reutilização de informação curricular e científica;

Centro Nacional de Computação Avançada (CNCA) – Entidade responsável pela disponibilização de serviços de computação avançada às comunidades de investigação, tecnologia e inovação. Será a entidade responsável pela gestão técnica e desenvolvimento do repositório;

CIÊNCIA ID – Sistema nacional de identificação digital único para investigadores e membros da comunidade científica nacional, utilizado para autenticação no POLEN DataHub. Permite a centralização de informação pessoal e profissional;

CIÊNCIAVITAE – Sistema nacional de gestão curricular de ciência, assumindo-se enquanto elemento central no ecossistema de gestão da informação sobre a atividade científica e tecnológica bem como uma ferramenta de suporte à modernização dos processos administrativos suportados por um CV;

Coleção Geral – Coleção transversal, gerida centralmente pela FCCN, através do Serviço de Gestão de Dados de Investigação POLEN, destinada a dados de projetos financiados pela FCT cujos beneficiários não estejam afiliados a uma instituição com Coleção Institucional no POLEN DataHub;

Coleção Institucional – Coleção criada dentro do POLEN DataHub, dedicada exclusivamente a uma instituição aderente, que permite a organização, gestão e curadoria dos seus dados de investigação;

Dados de Investigação – Conjuntos de dados, em formato digital, produzidos ou recolhidos durante atividades de investigação científica, suscetíveis de serem partilhados, reutilizados e preservados a longo prazo;

Dataset – Conjunto estruturado de dados de investigação, depositado no POLEN DataHub, acompanhado dos respetivos metadados. O dataset pode conter um ou mais ficheiros de dados e está inserido numa coleção;

Depositante – utilizador que se encontra em qualquer fase de depósito de um dataset. Desde o início desse processo até à publicação do dataset, o utilizador terá de verificar condições adicionais (secção B do presente documento);

Depositante sucessivo – Depositante nomeado pelo Depositante (original);

DOI – Identificador Digital de Objeto (Digital Object Identifier), atribuído de forma automática aos datasets publicados, garantindo a sua persistência, localização e citação;

Entidade Aderente/Instituição – Instituição integrante do sistema científico e tecnológico nacional que subscreve formalmente a utilização do POLEN DataHub, através da assinatura de um protocolo de adesão, podendo gerir e monitorizar a sua própria Coleção Institucional;

FCCN – Unidade de serviços digitais da FCT, responsável pelo desenvolvimento e operação de infraestruturas e serviços digitais para a ciência, tecnologia e ensino superior;

FCT – Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P., instituto público responsável pelo financiamento e apoio à investigação científica, tecnológica e à inovação em Portugal;

Gestor da Coleção Institucional – Responsável técnico-operacional pela gestão de uma Coleção Institucional, nomeado pela instituição aderente com funções de validação da curadoria dos dados, atribuição de permissões e contacto direto com a equipa do POLEN DataHub;

Gestor do Projeto (PI) – Investigador responsável por uma subcoleção (projeto), com permissões de gestão e publicação de datasets, incluindo a coordenação de atividades de submissão e validação;

Membro do Projeto – Utilizador, nomeado pelo PI, com permissões para inserir, editar e submeter datasets no âmbito de uma subcoleção à qual esteja associado;

Metadados – Informações estruturadas que descrevem o conteúdo, o contexto e outras características de um dataset, facilitando a sua descoberta, reutilização e interoperabilidade;

ORCID – Identificador digital persistente de cariz internacional para investigadores (Open Researcher and Contributor ID), que pode ser associado à conta do utilizador no POLEN DataHub, facilitando a interoperabilidade internacional e o reconhecimento de autoria;

Plano de Gestão de Dados – Documento formal criado para uma boa gestão no decorrer de um projeto de investigação. Descreve todo o ciclo de vida dos dados, desde a sua recolha, processamento e tratamento, até à disponibilização, partilha e acesso;

Princípios FAIR – Princípios orientadores da boa gestão de dados de investigação. Os vários procedimentos e serviços criados têm em conta as várias partes dos princípios: Localizável (Findable); Acessível (Accessible); Interoperável (Interoperable); Reutilizável (Reusable);

POLEN DataHub – Plataforma digital de depósito, preservação e disseminação de dados de investigação, gerida pela FCCN – serviços digitais FCT;

Registo – Representação digital de elementos da plataforma, que contém os respetivos metadados e o estado (rascunho, publicado, privado, etc.);

Repositório – [ver “POLEN DataHub”];

Serviço – [ver “POLEN DataHub”];

Serviço de Dados de Investigação (POLEN) – Serviço da Área de Conhecimento Científico (ACC) da FCCN, unidade de serviços digitais da FCT. O POLEN é a entidade que gere o POLEN DataHub;

Sistema Terceiro – Qualquer sistema externo que interaja com o POLEN DataHub, seja para efeitos de autenticação, troca de informação, validação ou interoperabilidade (entre outros, SciPROJ, CIÊNCIAVITAE, RCAAP, EOSC);

Software Dataverse – Aplicação web (repositório) de código aberto para partilhar, preservar, citar, explorar e analisar dados de investigação;

Subcoleção – Coleção dentro de uma Coleção Institucional (ou da Coleção Geral), associada a uma estrutura específica (como um projeto, unidade de investigação, faculdade ou departamento);

Utilizador – Qualquer pessoa com acesso ao POLEN DataHub, autenticada, independentemente do seu papel funcional (investigador, gestor, administrador, entre outros);

Utilizador Básico – Utilizador autenticado que pode consultar e transferir datasets públicos, bem como solicitar acesso a dados de acesso restrito.

Termos de Utilização Gerais

A1. Aplicação

Os presentes Termos de Utilização aplicam-se a todas as pessoas singulares (utilizadores) que acedam e utilizem o Serviço de Repositório de Dados de Investigação – doravante designado de “Serviço” ou “POLEN DataHub” –, independentemente do seu nível de permissão.

O acesso ao POLEN DataHub pode ocorrer diretamente pelos utilizadores ou através de entidades aderentes ao serviço de Coleções Institucionais, sem prejuízo de que todos os utilizadores, incluindo os abrangidos por dentro das Coleções Institucionais, se encontrem sujeitos ao cumprimento integral dos presentes Termos de Utilização.

A utilização da plataforma por qualquer utilizador pressupõe a aceitação plena e sem reservas dos presentes Termos de Utilização, sendo que o emprego de determinadas funcionalidades poderá implicar a aceitação adicional de políticas específicas, como as relativas ao armazenamento, curadoria, licenciamento ou interoperabilidade dos dados.

O POLEN DataHub rege-se pela legislação portuguesa em vigor e pelas políticas de ciência aberta promovidas pela Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), bem como pelos princípios e normas técnicas que regulam a interoperabilidade com sistemas terceiros (como PTCRIS, CIÊNCIA ID, CIÊNCIAVITAE, ORCID, ISNI, ROR, EOSC, entre outros).

O POLEN DataHub reserva o direito de modificar ou alterar toda ou parte dos Termos de Utilização a todo o tempo. O uso do serviço após as alterações implica a aceitação das mesmas.

A2. Estrutura do repositório

O POLEN DataHub, em consonância com os seus objetivos e persecução dos princípios de Ciência Aberta, está dividido em duas áreas:

Coleções Institucionais – área do POLEN DataHub afeta às instituições aderentes, que gerem diretamente as respetivas coleções institucionais;

Coleção Geral – área do POLEN DataHub dedicada aos utilizadores com projetos que não possuem uma coleção institucional ou espaço em repositórios externos (temático ou institucional). Esta área é gerida diretamente pelo serviço de gestão de dados de investigação POLEN.

Quando uma instituição adere a uma coleção institucional no POLEN DataHub, as coleções de projetos dessa instituição presentes na Coleção Geral transitam para a Coleção da respetiva instituição.

A3. Utilização geral do serviço

A utilização do POLEN DataHub é da exclusiva responsabilidade do utilizador.

O serviço é fornecido «tal como está». O POLEN DataHub não se responsabiliza por quaisquer danos resultantes da utilização do serviço, a menos que os danos sejam devidos a intenção deliberada ou negligência consciente do POLEN DataHub.

A4. Registo do utilizador e informação

O registo/criação de uma conta é obrigatório para qualquer utilizador que pretenda depositar, editar ou gerir os datasets.

O POLEN DataHub privilegia o sistema nacional de identificação digital único para investigadores e profissionais de ciência (CIÊNCIA ID). O POLEN DataHub solicita os seguintes dados do utilizador:

primeiro(s) nome(s);

apelido(s);

endereço de correio eletrónico válido;

identificador pessoal (CIÊNCIA ID);

afiliação;

nome de utilizador.

A informação prestada deverá ser verdadeira e estar permanentemente atualizada.

O POLEN DataHub reserva o direito de eliminar o registo de qualquer utilizador, caso considere que o mesmo não cumpre os requisitos definidos.

A5. Utilização da conta

O utilizador é o único responsável pelas atividades realizadas na sua conta e deve manter a confidencialidade das suas credenciais de acesso.

O utilizador nunca deve usar a conta de outro utilizador sem a permissão expressa desse utilizador. Caso o utilizador detete uso não autorizado da sua conta ou qualquer outra violação de segurança relacionada com a conta, deverá notificar imediatamente o Repositório por escrito, enviando uma mensagem para o endereço helpdesk.polen@fccn.pt.

A6. Acesso e utilização dos datasets

O utilizador deve cumprir as condições da licença e, quando aplicável, as restrições de acesso relativas a cada dataset a que aceder ou que utilizar. Deve notificar imediatamente o POLEN DataHub sobre qualquer violação de confidencialidade, privacidade ou proteção de dados, licenciamento ou propriedade intelectual relacionadas com os datasets de que tenha conhecimento.

Os datasets depositados no POLEN DataHub podem ser classificados, pelos seus responsáveis, segundo três níveis de acesso:

Público – acesso aberto a qualquer utilizador, com ou sem autenticação. Os dados podem ser visualizados, transferidos e reutilizados conforme os termos da licença associada ao dataset;

Restrito – acesso condicionado, mediante pedido de autorização ao responsável pelo projeto. A disponibilização depende da aceitação e validação por parte do responsável do dataset;

Privado – dados não visíveis ao público, permanecendo em estado de rascunho (draft) ou em ambiente de trabalho colaborativo apenas acessível à equipa do projeto.

O nível de acesso pode ser alterado a qualquer momento pelo responsável do projeto (Gestor do Projeto), de acordo com o plano de gestão de dados e com a política de ciência aberta aplicável ao projeto em causa.

A7. Limitações ao uso do serviço

Ao utilizar o serviço, o utilizador não deve carregar, descarregar, publicar, enviar ou distribuir ou facilitar a partilha de qualquer informação que:

infrinja direitos de propriedade intelectual, incluindo patentes, direitos de autor, know-how, marcas registadas e segredos comerciais, ou outros direitos, incluindo direitos de privacidade, de terceiros;

seja ilegal, ameaçadora, abusiva, assediadora, difamatória, caluniosa, enganosa, fraudulenta, invasiva da privacidade de outra pessoa, ilícita, obscena, ofensiva ou profana;

constitua publicidade não autorizada ou não solicitada, lixo eletrónico ou e-mails em massa («spamming»);

contenha vírus de software ou quaisquer outros códigos, ficheiros ou programas informáticos concebidos ou destinados a perturbar, danificar, limitar ou interferir com o funcionamento adequado de qualquer software, hardware ou equipamento de telecomunicações, ou a danificar ou obter acesso não autorizado a qualquer sistema, dados ou outras informações do POLEN DataHub ou de terceiros;

imponha ou possa impor (conforme determinado pelo POLEN DataHub) uma carga irrazoável ou desproporcionalmente grande na infraestrutura do Repositório.

Além disso, o utilizador não pode:

interferir ou tentar interferir com o funcionamento adequado do serviço ou quaisquer atividades realizadas no POLEN DataHub;

contornar quaisquer medidas que o POLEN DataHub possa utilizar para impedir ou restringir o acesso ao serviço e a outras contas ou sistemas informáticos ligados ao serviço.

A8. Término da utilização

O utilizador poderá terminar a sua conta no POLEN DataHub, devendo, para o efeito, enviar um e-mail para helpdesk.polen@fccn.pt.

O Administrador do Repositório encerrará a conta após a resolução de eventuais questões pendentes que necessitem de resposta por parte do utilizador.

O POLEN DataHub reserva-se ao direito de encerrar a conta do utilizador ou o seu acesso a toda (ou parte) do serviço a qualquer momento, se ocorrer qualquer uma das seguintes situações:

o utilizador não cumprir os Termos de Utilização;

o POLEN DataHub for obrigado a fazê-lo por motivos legais, ou na sequência de ordem judicial;

o endereço de e-mail associado à conta do utilizador deixar de ser válido;

o utilizador não tiver iniciado sessão na sua conta durante mais de 2 anos.

O encerramento da conta do utilizador não tem como consequência automática a remoção dos datasets por si publicados anteriormente ao término da conta.

A9. Desativação da conta e destino dos dados

Em caso de desativação da conta de utilizador, por pedido do próprio ou por inatividade, os datasets depositados poderão manter-se acessíveis durante um período limitado, de acordo com critérios legais e científicos definidos pela FCT.

Após o prazo máximo de conservação aplicável, e apenas nos casos de contas individuais não abrangidas por protocolos institucionais, os datasets serão eliminados ou anonimizados para fins de preservação histórica.

A FCT assegura apenas a preservação técnica e a acessibilidade dos conteúdos mantidos, não assumindo responsabilidade sobre o seu conteúdo.

As coleções institucionais estão sempre abrangidas por protocolos celebrados entre a FCT e as entidades aderentes, aplicando-se nesses casos as regras e responsabilidades aí definidas.

A10. Proteção de dados pessoais e responsabilidade dos utilizadores

Os utilizadores com permissões de depósito ou gestão são responsáveis por garantir que qualquer dado incluído nos ficheiros ou metadados dos datasets é tratado em conformidade com o RGPD e a legislação nacional aplicável.

Esta obrigação aplica-se a todos os utilizadores, quer atuem em nome próprio, quer no âmbito de uma entidade aderente.

Nos casos em que o depósito é efetuado por utilizadores de entidades aderentes, o cumprimento das regras de proteção de dados decorre do regime previsto nos Termos de Adesão à Coleção Institucional, cabendo à mesma assegurar a conformidade legal dos dados depositados no âmbito institucional.

Compete a quem procede ao depósito assegurar:

a existência de fundamento jurídico válido para o tratamento e disponibilização dos dados;

o cumprimento dos deveres de informação aos titulares dos dados;

a adoção de medidas adequadas de proteção, incluindo anonimização, pseudonimização ou minimização;

a definição correta do nível de acesso ao dataset, de acordo com a sensibilidade e base legal dos dados.

Quando aplicável, deve ser garantida a validação ética ou institucional dos dados e conservada prova dessa decisão.

É proibida qualquer tentativa de reidentificação de titulares de dados a partir de datasets anonimizados ou pseudonimizados, incluindo por cruzamento com outras fontes ou métodos de inferência.

A FCT atua exclusivamente como prestadora da infraestrutura tecnológica do POLEN DataHub, limitando-se a verificar a existência de uma declaração formal de conformidade com o RGPD e com as políticas da plataforma.

Esta verificação é apenas formal e não isenta o utilizador ou, quando aplicável, a entidade aderente, da responsabilidade jurídica sobre os dados depositados.

O incumprimento destas obrigações pode implicar responsabilidade civil, contraordenacional ou criminal.

Todos os riscos, danos ou litígios decorrentes do depósito de dados são imputáveis ao utilizador que os submeteu ou, quando aplicável, à entidade aderente em nome da qual o depósito foi realizado.

Ao submeter datasets na plataforma, o utilizador declara que leu e aceita os Termos de Utilização e a Política de Privacidade do POLEN DataHub e que cumpre integralmente o RGPD e a legislação nacional aplicável.

A11. Interoperabilidade e divulgação de dados submetidos

Os datasets públicos submetidos no POLEN DataHub podem ser partilhados com redes de Ciência Aberta (como OpenAIRE, re3data.org) e integrados via protocolos técnicos (como OAI-PMH, APIs ou DOIs), com o objetivo de promover a visibilidade e reusabilidade dos dados de investigação.

A responsabilidade pela licitude da divulgação, pela seleção da licença e pela adequação do conteúdo partilhado é exclusiva dos utilizadores ou das entidades aderentes que procedem ao depósito.

A FCT assegura apenas a infraestrutura técnica para interoperabilidade, não intervindo na validação legal dos conteúdos partilhados.

A12. Propriedade intelectual

Não está autorizada a utilização do nome «POLEN DataHub» (como abreviatura ou na íntegra, sozinho ou como parte de outro nome) em materiais publicitários ou promocionais sem a aprovação prévia, por escrito, da administração do Repositório. Este pedido deverá ser feito para helpdesk.polen@fccn.pt.

A13. Disposições finais dos termos gerais

O POLEN DataHub pode ceder, transferir ou delegar quaisquer dos seus direitos e obrigações ao abrigo dos Termos de Utilização sem consentimento.

A utilização do serviço, a sua relação com o POLEN DataHub e os Termos de Utilização são regidos e interpretados de acordo com a lei portuguesa. Os litígios a este respeito que não possam ser resolvidos amigavelmente serão resolvidos pelo tribunal competente.

Termos de Utilização Aplicáveis ao Depositante

B1. Definição e a quem se aplica

Esta parte dos Termos de Utilização aplica-se apenas aos Depositantes.

O Depositante é qualquer utilizador que, tendo iniciado um processo de criação de dataset (no qual se inclui a inserção de metadados, o depósito de ficheiros e/ou a definição de opções de acesso) não o tenha terminado. Enquanto a fase de criação e depósito se encontra ativa, o dataset encontra-se em estado draft (não-publicado) e o utilizador é considerado o Depositante. A figura de Depositante é automaticamente terminada aquando da publicação do dataset.

Em caso de conflito entre uma disposição da presente secção e uma disposição da secção Termos de Utilização Gerais, a primeira prevalecerá.

B2. Disposições gerais

O POLEN DataHub oferece a possibilidade de depósito de datasets para fins de publicação e arquivo.

O depósito de um dataset no POLEN DataHub não é exclusivo, o que significa que o mesmo dataset pode ser depositado noutros repositórios.

O utilizador reconhece e concorda que qualquer dataset que deposite no Repositório está sujeito a revisão e aprovação nos termos do capítulo referente às “condições para submeter um dataset para validação”. O depósito de um dataset constituirá sempre um depósito para validação ou monitorização.

O valor de armazenamento disponibilizado para cada coleção de projeto, na Coleção Geral, está condicionado à apresentação, por parte do utilizador, das necessidades de volume de armazenamento.

B3. Gestão de dados pessoais por parte do utilizador e por parte do Repositório

O utilizador reconhece que o POLEN DataHub atuará como processador de dados em relação a quaisquer dados pessoais que façam parte dos ficheiros dentro do seu dataset ou dos metadados, enquanto o utilizador, como depositante, assume o papel de gestor de dados.

A Política de Privacidade do POLEN DataHub aplica-se a todo o processamento de dados, nomeadamente os dados pessoais.

B4. Condições para depósito de um dataset para validação

Para poder submeter um dataset, é necessário estar registado como utilizador.

O utilizador certifica que cada uma das seguintes declarações é verdadeira para cada dataset que deposita para validação no POLEN DataHub:

tem o direito de submeter o dataset para fins de publicação, arquivo e de determinar as suas condições de licença e restrições de acesso, ou foi autorizado a fazê-lo pela pessoa ou pessoas que detêm esse direito;

tanto quanto é do seu conhecimento, nada no dataset infringe os direitos de propriedade intelectual de terceiros;

na medida em que o dataset contenha qualquer informação sensível, incluindo dados pessoais ou informação legalmente protegida, irá escolher restrições de acesso adequadas;

a publicação do dataset não infringe quaisquer períodos de embargo exigidos por terceiros, tais como uma editora;

tanto quanto é do seu conhecimento, as informações que fazem parte do dataset e dos metadados são precisas;

o dataset não contém vírus de software ou códigos informáticos, ficheiros ou programas capazes de permitir o acesso não autorizado ou perturbar, danificar, limitar ou interferir com o bom funcionamento do repositório ou de qualquer serviço terceiro, incluindo outros utilizadores, software, hardware ou equipamento de telecomunicações;

o dataset não contém material cuja publicação ou posse seja ilegal;

a publicação do dataset não viola as suas obrigações para com terceiros.

Se o dataset se basear num trabalho que tenha sido financiado ou apoiado por uma agência de financiamento, deve cumprir todas as obrigações relacionadas com esse financiamento ou apoio antes de depositar o seu dataset para validação.

Desde que tenha motivos bem fundamentados para o fazer, pode optar por restringir o acesso aos ficheiros para que só sejam acessíveis aos utilizadores a quem tenha concedido acesso, o que significa que os ficheiros estarão sujeitos a um «pedido de acesso» (contact owner).

Esta restrição de acesso só se aplicará aos ficheiros que selecionar para acesso restrito. Além disso, pode optar por limitar as possibilidades de download de ficheiros que estão sujeitos a pedidos de acesso, o que significa que o ficheiro só estará disponível para acesso num ambiente controlado (guest book).

B5. Estado de rascunho (draft)

Os datasets inseridos na plataforma permanecem, por defeito, em estado de rascunho (draft) até serem formalmente validados e publicados.

Para garantir uma utilização eficiente e responsável da infraestrutura, aplicam-se as seguintes regras:

Os datasets em draft devem ser publicados, submetidos para validação ou removidos no prazo máximo de 6 meses, salvo justificação válida;

A inatividade prolongada de drafts pode originar notificações de alerta, por parte do POLEN DataHub, aos utilizadores e/ou à instituição;

O administrador do POLEN DataHub poderá proceder à eliminação de drafts inativos com mais de 12 meses, mediante aviso prévio.

B6. Perfis de curadoria e identificadores persistentes

A curadoria dos dados depositados no POLEN DataHub é um processo fundamental para garantir a qualidade, fiabilidade e reutilização dos datasets, sendo da responsabilidade dos seguintes perfis:

O Gestor do Projeto/Project Manager (PI) é o responsável direto pela subcoleção de projeto, podendo criar, editar e submeter datasets afetos ao financiamento;

O Gestor da Coleção Institucional/Institutional Manager assegura a validação e curadoria formal dos datasets afetos à instituição antes da sua publicação, podendo solicitar correções, rever metadados e garantir que os conteúdos respeitam os princípios FAIR e as políticas de ciência aberta em vigor;

O Administrador/Administrator do POLEN DataHub monitoriza os conteúdos presentes no Repositório, com o objetivo de garantir a adesão às boas práticas de gestão e curadoria dos dados.

Uma vez concluída a curadoria e validado o depósito, o dataset é automaticamente objeto de:

Publicação, ficando disponível para consulta conforme o nível de acesso definido (público, restrito ou privado);

Atribuição de um Identificador Persistente (DOI), gerado pela infraestrutura técnica do Repositório, que garante a sua citação, localização e preservação a longo prazo.

O DOI é atribuído de forma única e irreversível, associando-se permanentemente ao dataset publicado, mesmo que venham a ser feitas atualizações ou correções posteriores.

B7. Validação e curadoria do dataset

O POLEN DataHub esforça-se por arquivar e conservar em conformidade os datasets de acordo com as boas práticas de gestão de dados de investigação, bem como dos presentes Termos de Utilização.

Quando o utilizador deposita um dataset, o POLEN DataHub irá analisá-lo para verificar a sua conformidade formal com os Termos de Utilização. Além disso, como parte da análise do dataset, o POLEN DataHub pode:

verificar a integridade do dataset, tanto no que diz respeito aos ficheiros depositados como aos metadados;

verificar a legibilidade dos ficheiros;

avaliar o formato dos ficheiros, a fim de verificar se é possível abri-los e utilizá-los, hoje e no futuro;

verificar a integridade e correção dos metadados e melhorá-los, se necessário;

avaliar as informações em termos de privacidade, tanto nos ficheiros como nos metadados, para verificar se os metadados, as condições de licença e as restrições de acesso são adequados e ajustar os metadados, as condições de licença e as restrições de acesso, quando necessário;

verificar a clareza da estrutura do diretório de ficheiros e ajustá-la, quando necessário;

Validar que o volume de dados do depósito está em consonância com o espaço pretendido aquando da submissão do Plano de Gestão de Dados (PGD).

Se um dataset cumprir as condições exigidas, o POLEN DataHub irá processá-lo para fins de publicação e arquivo.

O POLEN DataHub poderá solicitar alterações a um dataset se este não estiver em conformidade com os Termos de Utilização.

Para permitir que o POLEN DataHub preste os seus serviços de curadoria, o utilizador concorda que:

O POLEN DataHub pode converter ficheiros do seu dataset para qualquer suporte ou formato e a fazer várias cópias dos ficheiros para fins de segurança e cópia de segurança;

O POLEN DataHub pode, se necessário, fazer alterações aos metadados, incluindo melhorias (tais como a inclusão de palavras-chave) e correções;

O POLEN DataHub pode exigir que o utilizador faça alterações aos ficheiros dentro do dataset ou aos metadados, antes de publicar o dataset;

O POLEN DataHub não alterará o conteúdo dos ficheiros tal como foram depositados, mas pode fazer alterações aos seus ficheiros para fins de curadoria.

Se o utilizador depositar um dataset que já tenha sido publicado anteriormente, no todo ou em parte, deverá indicar o autor/editor original.

Quaisquer alterações realizadas pelo POLEN DataHub, conforme descrito acima, serão documentadas no serviço, e uma nova versão do conjunto de dados será criada imediatamente após a implementação das melhorias. Os ficheiros que fazem parte do dataset originalmente submetido pelo depositante serão sempre mantidos na forma inalterada da versão inicial.

A análise realizada pelo POLEN DataHub tem natureza exclusivamente técnica e documental, não implicando validação legal, ética ou científica dos conteúdos depositados.

B8. Acesso ao dataset

Sujeito a estes Termos de Utilização, o POLEN DataHub terá o direito de disponibilizar o dataset, ou partes substanciais do mesmo, a terceiros por meio de distribuição eletrónica, em qualquer formato que atenda às expectativas da comunidade de utilizadores finais, incluindo em formato “descarregável” (download).

O utilizador compreende e concorda que o POLEN DataHub se compromete a fornecer acesso público, com as restrições aplicáveis, aos datasets através da manutenção de páginas web persistentes, ficheiros, metadados e identificadores, e a fornecer métricas de acesso, que podem incluir visualizações de páginas e downloads.

Os metadados associados ao datasets estarão sempre acessíveis ao público, após a publicação (e mesmo em caso de acesso restrito).

O POLEN DataHub tornará os ficheiros de um dataset acessíveis sob as condições da licença indicada pelo utilizador, que se aplicarão a todos os ficheiros dentro do dataset.

A plataforma enviará os pedidos de acesso ao dataset para o endereço de e-mail especificado na conta do utilizador.

O utilizador compromete-se a responder a esses pedidos dentro de um prazo razoável. Se o utilizador não responder, o solicitante poderá entrar em contacto com o POLEN DataHub, que solicitará esclarecimentos ao utilizador responsável pelo dataset.

Caso o POLEN DataHub constate uma violação das condições de licença aplicáveis ou das restrições de acesso por parte de um utilizador, o POLEN DataHub procurará notificá-lo e suspender o utilizador da utilização futura dos datasets e da sua conta até que a questão seja resolvida.

B9. Alterações ou eliminação de um dataset

O POLEN DataHub pode remover ou restringir a disponibilidade de um dataset ou parte dele a qualquer momento se o dataset, ou o seu depositante, não cumprir estes Termos de Utilização ou se este armazenamento implicar qualquer violação da lei. O POLEN DataHub só recorrerá à eliminação se não houver alternativas viáveis.

Um utilizador pode, mediante justificação, solicitar ao POLEN DataHub que:

torne um dataset temporária ou permanentemente indisponível para terceiros;

altere as condições de acesso ou licença do dataset;

remova total ou parcialmente o dataset do serviço.

O POLEN DataHub avaliará os pedidos para as alterações acima de acordo com os Termos de Utilização e entrará em contacto com o Depositante para determinar o curso de ação mais adequado.

O utilizador compreende que, se os termos da licença ou a titularidade dos direitos de autor de um dataset forem alterados, é da sua responsabilidade notificar o POLEN DataHub.

B10. Término da conta

Como Depositante, o utilizador não pode encerrar a sua conta enquanto o processo de depósito estiver a ocorrer.

O utilizador deverá, de forma preferencial, concluir ou cancelar o(s) processo(s) de depósito em que se encontra. No entanto, caso pretenda terminar a conta durante o processo, poderá nomear um terceiro para agir como Depositante sucessor do(s) seu(s) dataset(s).

Após o encerramento, os datasets publicados do utilizador permanecerão disponíveis sob as condições de licença e restrições de acesso vigentes no dia do encerramento da sua conta. Assim, os direitos do POLEN DataHub no âmbito destes Termos de Utilização não serão afetados pelo encerramento da conta do utilizador.

O utilizador pode, a qualquer momento, fazer uma cópia dos ficheiros e metadados presentes no(s) seu(s) dataset(s) ou, em alternativa, solicitar uma cópia do conteúdo do(s) dataset(s) ao POLEN DataHub (o qual se compromete a enviar a cópia num prazo máximo de 3 meses).

Em caso de falecimento do utilizador, e não tendo existido notificação ao POLEN DataHub sobre a pessoa que atuará como Depositante sucessor em relação ao(s) seu(s) dataset(s), o POLEN DataHub terá, a seu critério, o direito de nomear um Depositante sucessor.

B11. Limitações de responsabilidade

Como Depositante, o utilizador é o único responsável pelo conteúdo dos datasets que submete. O utilizador isenta o POLEN DataHub de todas as responsabilidades que possam ser imputadas ao Repositório Polen, relativamente ao conteúdo dos seus datasets.

Embora o POLEN DataHub faça o possível para divulgar e arquivar os seus datasets de acordo com as suas obrigações no âmbito destes Termos de Utilização, não aceita qualquer responsabilidade por danos resultantes do serviço, incluindo danos relacionados com a perda ou perda parcial de um dataset, ou acesso não autorizado a um dataset.

Esta exclusão de responsabilidade não se aplica se os danos forem devidos a dolo ou negligência grave do POLEN DataHub.

O utilizador isenta o POLEN DataHub de todas as responsabilidades que possam ser imputadas ao POLEN DataHub a este respeito e reembolsará o POLEN DataHub pelos custos em que este incorrer em relação a tal reclamação. No caso de os danos serem devidos a dolo ou negligência grave do POLEN DataHub, a limitação de responsabilidade acima mencionada não se aplica.

Data de entrada em vigor dos termos: 02/12/2025

Última atualização: 02/12/2025 (V1)

Termos de Utilização Gerais POLEN DataHub

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