Política de Privacidade
POLEN DataHub

1. Enquadramento e Compromisso com a Proteção de Dados 

 A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P. (FCT), através da sua unidade de serviços digitais FCCN, no exercício das suas atribuições legais em matéria de promoção da investigação científica, tecnológica e inovação, assume um firme compromisso com a proteção de dados pessoais, nos termos do artigo 35.º da Constituição da República Portuguesa, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados – RGPD), e da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a sua execução na ordem jurídica nacional. 

No desempenho das suas funções, a FCT participa ativamente na implementação de políticas públicas no domínio da Ciência Aberta, entendida como um modelo de partilha e reprodutibilidade científica assente em princípios de transparência, colaboração e responsabilização ética. 

Neste contexto, a FCT, através da unidade de serviços digitais FCCN, desenvolveu a POLEN DataHub com o objetivo de operacionalizar práticas de Ciência Aberta, oferecendo um sistema de planos de gestão de dados e um repositório de dados de investigação, acessível em: https://polen.fccn.pt. 

O POLEN DataHub está alinhado com os princípios FAIR, promovendo a criação, curadoria e reutilização de dados que sejam Findable (localizáveis), Accessible (acessíveis), Interoperable (interoperáveis) e Reusable (reutilizáveis), de modo a maximizar o seu impacto científico e a sua responsabilidade social. 

A presente Política de Privacidade visa garantir que os dados pessoais eventualmente tratados no contexto do POLEN DataHub são tratados de forma lícita, leal e transparente, em conformidade com o RGPD, e explica de forma clara: 

• Que dados pessoais podem ser recolhidos no âmbito do POLEN DataHub; 
• Para que finalidades e com que fundamentos legais são tratados; 
• Como os dados são utilizados, partilhados, preservados ou eliminados; 
• Quais os direitos dos titulares dos dados e como exercê-los; 
• E como a proteção de dados se articula com os demais instrumentos normativos da plataforma, nomeadamente os Termos de Utilização e os Termos de Adesão Institucional. 
• O respeito pela privacidade e pelos direitos fundamentais das pessoas titulares de dados é um princípio orientador em todas as operações técnicas e organizativas da plataforma. 

2. Responsabilidade pelo Tratamento de Dados 

 A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P. (FCT), com sede na Av. D. Carlos I, 126, 1249-074 Lisboa, é a entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais no âmbito da gestão técnica e organizativa do POLEN DataHub, enquanto prestadora de infraestrutura digital. 

Para qualquer questão relacionada com a privacidade e proteção de dados, os titulares podem contactar a Encarregada de Proteção de Dados (DPO) da FCT através do endereço: dpo@fct.pt.  

A FCT atua como responsável autónomo pelo tratamento, limitada às operações necessárias ao funcionamento técnico e à administração da plataforma.  

As entidades aderentes que gerem coleções institucionais e os utilizadores individuais que realizam depósitos de datasets são igualmente responsáveis autónomos, cada um no âmbito das suas competências e finalidades próprias. 

A FCT não é responsável pelo conteúdo dos datasets submetidos na plataforma, nem pela verificação da licitude, exatidão ou conformidade dos dados pessoais eventualmente neles incluídos. 

A responsabilidade pela recolha, tratamento, anonimização, licitude e informação aos titulares dos dados constantes dos ficheiros ou metadados depositados cabe exclusivamente aos utilizadores que efetuam o depósito ou às entidades aderentes às quais esses utilizadores se encontram afiliados. 

A FCT, através da sua unidade de serviços digitais FCCN, garante apenas que os Termos de Utilização da plataforma exigem a declaração expressa de conformidade com o RGPD por parte dos utilizadores ou entidades responsáveis, sem realizar qualquer validação material ou jurídica do conteúdo depositado. 

Nos casos de coleções institucionais, o tratamento e a conformidade legal dos dados depositados regem-se pelo respetivo protocolo celebrado entre a FCT e a entidade aderente competente. 

 3. Recolha e Tratamento de Dados Pessoais

 A FCT procede ao tratamento de dados pessoais unicamente para garantir o funcionamento seguro, legítimo e transparente da POLEN DataHub, no estrito cumprimento do RGPD.

               3.1. Dados Pessoais Tratados pela FCT:

A recolha de dados pessoais ocorre nos seguintes contextos: 

 a) Registo e Autenticação
 O registo na plataforma é obrigatório e pode ser feito através de: 

• CIÊNCIA ID (identidade digital gerida pela FCT); 
• Serviços externos federados, como ORCID ou EGI. 

São tratados os seguintes dados: 

• Nome completo; 
• Afiliação académica ou institucional; 
• Endereço de e-mail; 
• Identificadores únicos (ex: CIÊNCIA ID, ORCID); 
• Dados técnicos de autenticação e segurança. 

 b) Gestão de Permissões e Coleções
 No contexto da gestão de coleções institucionais ou gerais, são tratados dados de: 

• Utilizadores com funções editoriais, curadoriais ou administrativas; 
• Representantes institucionais; 
• Históricos de submissão, validação e moderação. 

 c) Registo de Atividade Técnica
 Para fins operacionais e de segurança, são recolhidos automaticamente: 

• Endereços IP; 
• Timestamps e dados de sessão; 
• Registos de interações e preferências técnicas. 

                3.2. Dados Incluídos em Datasets Científicos

 Os ficheiros científicos e respetivos metadados podem conter dados pessoais cuja licitude e conformidade legal são asseguradas pelos utilizadores com permissões de depósito ou pelas entidades aderentes que representam. 

A estes responsáveis cabe: 

• Garantir o cumprimento do RGPD; 
• Assegurar que os dados foram recolhidos licitamente; 
• Prestar informação aos titulares e aplicar medidas adequadas (ex: anonimização); 
• Classificar corretamente o nível de acesso ao dataset. 

4. Finalidade do Tratamento de Dados Pessoais 

Os dados pessoais tratados no âmbito do POLEN DataHub são utilizados para finalidades específicas, legítimas e claramente definidas, em conformidade com os princípios da licitude, lealdade e transparência estabelecidos no RGPD. 

Esses dados são tratados exclusivamente para apoiar: 

• A gestão e o desenvolvimento de infraestruturas digitais ao serviço da ciência, tecnologia, investigação e desenvolvimento (I&D); 

Em alguns casos, os dados pessoais podem ser posteriormente utilizados para: 

• Arquivo de interesse público; 
• Fins de investigação científica ou histórica; 
• Produção de estatísticas. 

Este tratamento posterior é considerado compatível com as finalidades iniciais, conforme previsto no artigo 89.º, n.º 1 do RGPD, sendo asseguradas as garantias adequadas para salvaguardar os direitos e liberdades das pessoas titulares dos dados. 

 5. Fundamentos de Licitude do Tratamento 

 O tratamento de dados pessoais realizado no âmbito do POLEN DataHub cumpre os requisitos de licitude estabelecidos no artigo 6.º do RGPD. 

Dependendo da situação concreta, o tratamento pode basear-se nos seguintes fundamentos: 

• Artigo 6.º, n.º 1, alínea e) – O tratamento é necessário ao exercício de funções de interesse público, na medida em que a FCT, enquanto entidade pública, desenvolve políticas de apoio à ciência, tecnologia e inovação, promovendo a implementação da Ciência Aberta em conformidade com as orientações da União Europeia; 
• Artigo 6.º, n.º 1, alínea b) – O tratamento é necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais, designadamente no âmbito da aceitação dos Termos de Utilização da plataforma ou da formalização de Termos de Adesão com Entidades Aderentes, que regulam a gestão de coleções e permissões de depósito; 

Em qualquer dos casos, os dados pessoais são tratados de forma limitada à finalidade, minimizados, adequados e seguros, respeitando os princípios estabelecidos nos artigos 5.º e 25.º do RGPD. 

 6. Conservação dos Dados

Os dados pessoais tratados no âmbito da gestão do POLEN DataHub são conservados apenas durante o tempo necessário para cumprir as finalidades que motivaram a sua recolha e tratamento, nomeadamente: 

• a gestão de contas de utilizadores; 
• o funcionamento técnico e operacional da plataforma; 
• a preservação e rastreabilidade de registos científicos depositados; 
• o cumprimento de obrigações legais ou regulamentares aplicáveis. 

A FCT implementa medidas técnicas e organizativas adequadas para garantir que os dados armazenados são protegidos contra acesso não autorizado, perda ou destruição, incluindo mecanismos de controlo de acesso, segregação de dados e monitorização de acessos. 

 7. Direitos dos Titulares dos Dados

As pessoas titulares de dados pessoais tratados através do POLEN DataHub têm o direito de exercer, nos termos da legislação aplicável, os seguintes direitos: 

• Acesso aos dados pessoais que lhes digam respeito; 
• Retificação de dados inexatos ou incompletos; 
• Limitação do tratamento em determinadas condições legalmente previstas; 
• Oposição ao tratamento, com fundamento na sua situação particular; 
• Apagamento, nos termos e limites previstos no RGPD; 
• Portabilidade, quando aplicável; 
• Retirada do consentimento, sempre que este seja a base legal do tratamento; 
• Apresentação de reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) através de www.cnpd.pt.

                       7.1. Limitações ao Direito ao Apagamento

 O direito ao apagamento não é absoluto. A eliminação de dados pessoais poderá não ser possível, nomeadamente quando: 

• Os dados estejam associados a processos de financiamento público ou obrigações legais; 
• A conservação seja necessária ao exercício de funções de interesse público atribuídas à FCT; 
• Exista base legal para garantir a preservação científica, a rastreabilidade ou a integridade da informação depositada. 

A eliminação de contas de utilizadores pode ser solicitada, mas não implica o apagamento automático de dados constantes de datasets, cuja responsabilidade recai sobre o depositante ou entidade aderente. 

Findos os prazos legais de conservação ou cessadas as finalidades que justificaram o tratamento, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura e irreversível, em conformidade com o RGPD.

 8. Partilha dos Dados Pessoais com Entidades Terceiras 

 A partilha de dados pessoais pela FCT com entidades terceiras só é efetuada quando exista fundamento legal adequado. Por regra, os dados pessoais apenas podem ser partilhados com entidades que se dedicam à investigação e desenvolvimento (I&D), intervenientes no sistema nacional de ciência e tecnologia. 

A partilha é realizada através de sistemas de interface, para exportação e importação de informação entre as plataformas da FCT afetos às mesmas finalidades, designadamente o CIÊNCIA ID. 

Para além desta partilha estritamente institucional, o POLEN DataHub promove a interoperabilidade científica através da integração de datasets e metadados públicos com redes e infraestruturas de Ciência Aberta, nacionais e internacionais (como a OpenAIRE ou a re3data.org), utilizando protocolos técnicos seguros, como OAI-PMH, APIs e DOIs. 

Esta interoperabilidade não envolve a transmissão de dados pessoais, limitando-se à disseminação de informação científica de acesso público, em conformidade com os princípios FAIR e com o disposto nos Termos de Utilização. 

Em todos os casos, são adotadas medidas tecnológicas e organizativas adequadas para garantir a segurança e integridade dos fluxos de dados, prevenindo acessos não autorizados ou utilizações indevidas. 

 9. Subcontratantes 

 Os dados pessoais recolhidos podem ser transmitidos a subcontratantes que realizem o seu tratamento em nome e por conta da FCT. Nesses casos, a FCT implementará as medidas contratuais necessárias para assegurar que os subcontratantes respeitam e protegem os dados pessoais dos titulares. 

 Os subcontratantes responsáveis pelo tratamento de dados pessoais em nome da FCT estão obrigados a fornecer garantias suficientes, por escrito, de que aplicam as medidas técnicas e organizativas adequadas ao cumprimento da legislação vigente em matéria de privacidade e proteção de dados pessoais. Essas garantias, destinadas a proteger os direitos das pessoas titulares dos dados, serão formalizadas em contrato assinado entre a FCT e cada uma dessas entidades terceiras. 

 10. Transferência de dados para países terceiros 

 No âmbito do tratamento de dados pessoais realizado através do POLEN DataHub, e para as finalidades previstas nesta Política de Privacidade, não ocorre qualquer transferência de dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu (EEE). 

Todos os dados são armazenados e tratados em infraestruturas localizadas em território nacional ou europeu, garantindo a aplicação das normas de proteção de dados definidas pelo RGPD. 

 11. Medidas de Segurança dos Dados Pessoais 

 A FCT aplica medidas rigorosas para proteger os dados pessoais tratados no âmbito das suas plataformas, incluindo o POLEN DataHub. Estas medidas seguem normas reconhecidas a nível nacional e internacional e são aplicadas a todas as pessoas e entidades com autorização legal para aceder a esses dados. 

Para garantir a confidencialidade, a integridade e a segurança da informação, a FCT adota, entre outras, as seguintes práticas: 

• Proteção dos dados através de cifragem e, sempre que possível, anonimização; 
• Controlo de acessos, assegurando que apenas têm acesso aos dados as pessoas que realmente necessitam deles para cumprir as suas funções; 
• Monitorização constante da segurança dos sistemas e atualização regular das políticas e medidas de proteção; 
• Reforço das defesas contra novas ameaças digitais, através da implementação contínua de melhorias e medidas preventivas. 

Para além das medidas adotadas pela FCT, é também essencial que cada utilizador contribua para a segurança da informação. Para isso, recomenda-se: 

• Utilizar dispositivos e navegadores atualizados; 
• Ter sempre ativo um antivírus e uma firewall; 
• Evitar partilhar palavras-passe e aceder às plataformas apenas em redes seguras. 

A proteção dos dados é uma responsabilidade partilhada e a colaboração de todas as pessoas é fundamental para garantir um ambiente digital seguro. 

 12. Notificação e Reclamação 

 Caso tenha dúvidas, preocupações ou pretenda exercer algum dos seus direitos em matéria de proteção de dados, poderá contactar diretamente a FCT através dos contactos disponíveis em: https://www.fct.pt/contactos. 

Adicionalmente, se considerar que os seus direitos não foram respeitados ou que o tratamento dos seus dados não está conforme com a legislação aplicável, poderá apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), através do site www.cnpd.pt, onde encontrará todas as informações e formas de contacto. 

 13. Alterações à Política de Privacidade 

 A presente Política de Privacidade pode ser atualizada sempre que necessário, por exemplo, em resultado de alterações legislativas, evolução tecnológica ou melhorias na forma como a FCT trata os dados pessoais. 

A versão mais recente estará sempre disponível neste site, sendo indicada de forma clara a data da última atualização. Aconselha-se a sua consulta regular, para que todas as pessoas utilizadoras se mantenham informadas sobre a forma como os seus dados são tratados. 

Data de entrada em vigor dos termos: 02/12/2025 

Última atualização: 02/12/2025 (V1)