Guia de Utilização Rápida – Repositório POLEN

Enquadramento 

Este Guia de Utilização Rápida é baseado no Guia de Utilizador do Dataverse Project, contudo foi especificamente adaptado para refletir as necessidades da comunidade de utilizadores do Repositório Polen. 

O documento está estruturado em 4 Secções: 

  • Primeiros Passos, onde os utilizadores poderão rever aspetos relativos à criação das suas contas no Repositório Polen; 
  • Adicionar Dados, onde os utilizadores poderão rever aspetos relativos à criação de Coleções Dataverse ou Datasets; 
  • Carregar e Partilhar Dados, onde os utilizadores poderão rever aspetos relativos ao carregamento de ficheiros de dados em Datasets, bem como a sua partilha; 
  • Gestão de Grupos, Permissões e Funções, onde os utilizadores poderão rever aspetos relativos à criação de grupos, e atribuição de funções e permissões. 

Primeiros Passos

1. Aceder à página inicial do Repositório Polen.

2. Clicar no link ‘Iniciar Sessão’ na barra de navegação.

Exemplo iniciar sessão

3. Selecionar o método de autenticação que ficará associado à conta de utilizador. Poderá escolher entre três métodos de autenticação:

    • Caso o utilizador seja um cidadão português, ou investigador numa instituição portuguesa, deverá dar preferência ao CIÊNCIA-ID. Deverá clicar no botão ‘Iniciar Sessão com CIÊNCIA ID’.
      • O utilizador será redirecionado para a página de autenticação do CIÊNCIA ID onde poderá autenticar-se através das suas credenciais CIÊNCIA ID, ou criar um registo CIÊNCIA ID.
    • Caso o utilizador não seja um cidadão português, ou não lhe seja possível fazer o registo no CIÊNCIA-ID, poderá optar pela autenticação via ORCID. Deverá clicar no botão ‘ORCID’ listado na categoria ‘Outras Opções’.
      • O utilizador será redirecionado para a página de autenticação ORCID do Repositório Polen. Deverá clicar no botão ‘Criar ou Associar o seu ORCID’; 
      • O utilizador será redirecionado para a página de autenticação ORCID, onde poderá autenticar-se através das suas credenciais ORCID, ou criar um registo ORCID.
    • Por último, o EGI deverá ser considerado, somente caso o utilizador não se consiga autenticar usando um dos dois métodos de autenticação acima listados. Deverá clicar no botão ‘EGI listado na categoria ‘Outras Opções’.
      • O utilizador será redirecionado para a página de autenticação EGI Check-in do Repositório Polen. Deverá clicar no botão ‘Iniciar Sessão com EGI’; 
      • O utilizador será redirecionado para a página de autenticação do EGI Check-in, onde lhe será apresentada uma lista de idPs. Deverá selecionar o idP correspondente às suas credenciais, sendo que será redirecionado para a página de autenticação do idP selecionado.

4. Uma vez autenticado através de um dos três métodos de autenticação, o utilizador será redirecionado para o Repositório Polen, onde deverá aceitar os termos de uso do Repositório Polen e confirmar (ou definir) os seguintes dados de conta:

    • Nome de utilizador. Este nome de utilizador será associado ao nome do utilizador, e será visto por outros utilizadores que o procurem com o intuito de atribuir permissões de acesso a conteúdos; 
    • Nome; 
    • Apelido; 
    • Endereço de email.

5. Uma vez confirmados (ou definidos) os dados de conta, o utilizador deverá clicar no botão ‘Criar Conta’ para finalizar o processo de criação de conta. 

6. Por último é necessário que o utilizador valide o endereço de email associado à conta de utilizador. Para tal deverá aceder à conta de utilizador, selecionando a opção ‘informação sobre a conta’. Poderá depois clicar no botão ‘Verificar e-mail’ que enviará um email com um link de verificação ao utilizador.

Adicionar Dados

Uma vez autenticado no Repositório Polen, terá acesso à Coleção Dataverse raíz do Repositório Polen, apelidada de ‘Coleção Dataverse Repositório Polen’. Dentro desta Coleção Dataverse poderá executar duas ações: 

  • Criar uma nova Coleção Dataverse; 
  • Criar um novo Dataset. 

Para executar essas ações deverá seguir os seguintes passos: 

1. Clique no botão ‘Adicionar Dados’.

    • Caso deseje criar uma Coleção Dataverse deverá clicar em ‘Novo Dataverse’;
    • Caso deseje criar um Dataset deverá clicar em ‘Novo Dataset’.

2. Preencha os campos obrigatórios, e quaisquer campos opcionais, com os metadados necessários para descrever o recurso que deseja criar. Estes metadados permitirão ao seu recurso ser encontrável e utilizável por outros utilizadores. De notar que: 

    • Alguns campos contêm informação adicional. 
    • O guia de utilizador oferece ajuda detalhada acerca do software que suporta o Repositório Polen. 
    • Para quaisquer questões ou dúvidas poderá enviar email para helpdesk.polen@fccn.pt  

Carregar e Partilhar Dados

Uma vez criado um Dataset, poderá carregar e partilhar dados. Para tal o utilizador deverá seguir os seguintes passos: 

1. Selecione o Dataset onde pretende carregar dados. 

2. Clique no botão ‘Carregar Ficheiros’.


3. Será redirecionado para um quadro de carregamento de ficheiros. Deverá clicar no botão Selecione os Ficheiros a Adicionar.

    • Deverá preencher os campos Nome do Ficheiro’, Localização do Ficheiro’, e Descrição antes de clicar no botão ‘Guardar Alterações’ para efetuar o carregamento de dados.


4. Após adicionar ficheiros é importante que os metadados associados ao carregamento sejam o mais completos possível. 

    • Clique no botão Editar e subsequentemente escolha a opção ‘Metadados’ para completar os metadados do Dataset.

5. No mesmo menu poderá também carregar mais dados, ou executar outras alterações. 

6. Uma vez que tenha terminado o carregamento de dados e edição dos metadados do Dataset, este poderá ser publicado. Para tal deverá clicar no botão ‘Publicar Dataset, que se encontra no topo da página. 

    • Aconselha-se que todas as edições que deseje realizar sejam feitas antes de submeter o Dataset para publicação. 

7. Irá receber um email notificando-o da publicação do Dataset e indicando um DOI através do qual poderá aceder ao Dataset publicado. 

Gestão de  Grupos Permissões e Funções

De forma a gerir o acesso a Coleções Dataverse e Datasets, os utilizadores podem recorrer à criação de grupos, atribuição de funções e definição de permissões. Os três conceitos podem ser entendidos da seguinte forma: 

  • Grupos, são entidades que permitem agregar múltiplos utilizadores. 
  • Permissões são ações que os utilizadores do Repositório Polen podem executar no curso da sua utilização; 
  • Funções são perfis de utilização, que agregam em si um conjunto de permissões. Podendo ser atribuídas a utilizadores ou grupos de utilizadores. 

Criação de Grupos

A criação de grupos só está disponível no contexto de uma Coleção Dataverse. 

1. Para criar grupos o utilizador deverá clicar no botão ‘Editar’ e selecionar a opção ‘Grupos’. 

2. Será direcionado para um quadro de criação e gestão de grupos. Onde deverá clicar em ‘Criar Grupo’. 

3. Será apresentado um quadro de criação de grupo, onde o utilizador deverá preencher a informação necessária para a identificação e descrição do grupo, bem como quaisquer utilizadores ou grupos que deseja que sejam incluídos no mesmo. Uma vez terminada a edição deverá clicar no botão ‘Criar Grupo’.

4. Uma vez criado o grupo poderá ser gerido através do quadro apresentado no ponto 1. 

Gestão de Permissões e Funções em Coleção Dataverse

A atribuição de permissões está disponível tanto no contexto de Coleção Dataverse como no contexto de um Dataset. 

1. No contexto de uma Coleção Dataverse, o utilizador deverá clicar no botão ‘Editar’ acedendo ao menu de edição, onde deverá posteriormente clicar no botão ‘Permissões’. Será redirecionado a um quadro de edição de permissões. 

2. O utilizador poderá editar permissões gerais de acesso e edição da Coleção Dataverse através do quadro ‘Permissões’, clicando no botão ‘Editar Acesso’.

  • Nesse quadro poderá definir quem poderá adicionar conteúdos no contexto da Coleção Dataverse e a função por defeito para um utilizador que crie um Dataset no contexto da Coleção Dataverse.

3. O utilizador poderá editar as funções atribuídas a grupos ou utilizadores individuais através do quadro ‘Utilizadores/Grupos’. Para isso deverá clicar no botão ‘Atribuir Funções a Utilizadores/Grupos

4. Por último o utilizador poderá definir novas funções através do quadro ‘Funções’. Clicando para esse efeito no botão ‘Adicionar Nova Função’. 

Gestão de Permissões e Funções em Dataset

1. No contexto de um Dataset, o utilizador poderá definir permissões ao nível do Dataset ou dos Ficheiros de Dados que tenham acesso restrito. Para tal deverá clicar no botão ‘Editar’ onde posteriormente deverá clicar no botão ‘Permissões, e escolher o contexto em que deseja definir permissões (Dataset ou Ficheiro de Dados). 

2. No contexto da definição de permissões para Dataset, o utilizador será apresentado com dois quadros (‘Utilizadores/Grupos’ e ‘Funções’) sendo que só poderá interagir com o quadro ‘Utilizadores/Grupos’. Para definir funções para utilizadores ou grupos deverá clicar no botão ‘Atribuir Funções a Utilizadores/Grupos’. 

3. No contexto da definição de permissões para Ficheiros de Dados que tenham acesso restrito, o utilizador será apresentado com dois quadros: 

  • Utilizadores/Grupos’ onde poderá definir que utilizadores ou grupos de utilizadores podem ter acesso a uma seleção de Ficheiros de Dados com acesso restrito, através do botão ‘Conceder Acesso aos Utilizadores/Grupos’;
  • Ficheiros de Acesso Restrito’ onde poderá conferir as permissões de acesso, e definir novas permissões de forma individual a cada ficheiro, clicando no botão ‘Atribuir Acesso’. 

Notas finais

A FCT reserva-se no direito de modificar ou substituir qualquer dos termos listados neste Guião de Utilização Rápida a qualquer momento, sem qualquer aviso prévio aos Utilizadores. É responsabilidade do Utilizador verificar periodicamente o documento, de forma a estar a par de qualquer mudança do mesmo. 

Este Guia de Utilização Rápida foi alterado pela última vez em 24/05/2023.